会社によっては、新入社員研修などでPDCAを学ぶこともあると思いますし、ビジネスパーソンにはお馴染みの一つでしょう。
PDCAがどんなものなのか？ PDCAを回すことで得られるのメリット、上手に回していくポイントや、PDCAが失敗する原因についてまとめました。[/voice][aside]この記事でわかること
・PDCAとは？
・PDCAを上手く回すためのポイント
・PDCAが失敗する原因
[/aside]
※この記事を書いている人
PDCAとは
PDCAとは、
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
の頭文字を取ったもので、Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）をサイクルとして繰り返し行い、効率的かつ、効果的な業務を促す方法です。
ビジネスでは広く知られた手法ですが、国際品質基準のISO9001、ISO14001にも PDCAの手法が取り入れられるているほど有名な手法です。
では、Plan・Do・Check・Actionの各プロセスについてみていきましょう。
Plan（計画）
PDCAにおけるPlanとは、計画です。
目標の設定。目標へのアプローチとなるアクションプランの作成 を意味しています。
このPlanを設定するときは、5W2Hを意識すると良いです。
- 誰が（Who）
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
- いくらで（How much）
目標やアクションプランの設定は、PDCAのスタートとなるところです。誰が見ても分かりやすいものや、数字を用いるなどして、具体性のあるものをPlan（計画）することが大切です。
Do（実行）
PDCAにおいて、Doは、実行です。
Plan（計画）で設定した目標やアクションプランをもとにDo（実行）していきます。
ここでのDoは、実行の他に、「試行」という意味も含まれています。計画を実行に移してみた結果は？有効なの？無効なの？ 別の方法が考えられないか？ などを検証する段階でもあります。
「試行」として検証するときのコツは、
- 一度にすべてを行わない
- 目標への進捗度や結果をウォッチする
- 具体的な結果が得られるように行動する
- 計画通りに進まない場合は、立ち止まって考える
ということを意識しながらDo（実行）すると良いでしょう。
Check（評価）
PDCAにおけるCheckは、評価です。
設定した目標やアクションプランが達成できているか？ 計画通りに実行できたか？をCheck（評価）します。
もしも、計画通りに進んでいない場合は、その原因の分析をしましょう。計画通り進んでいる場合も、成功要因の分析を行うことが大切です。必ずしましょう。必ずです！
Check(評価）では、数値などを示し、具体的な検証結果をまとめることが大切です。
Action（改善）
PDCAにおけるActionは、改善です。
前段階のCheck（評価）で検証した課題について改善策を考えます。
改善点を考えるときは、
- このまま計画通りに進めるのか？
- いくつか視点を改善する
- 計画を中止、延期する
など、多くの選択肢を持つと良いでしょう。その中から、この先の課題を検討し決定していきます。
PDCAのメリット
ここからは、PDCAを行うことで起こるメリットについて見ていきましょう。
主なメリットは3つあります。
[box class=”pink_box” title=”PDCAのメリット”]目標・やることが明確になる行動に集中しやすくなる
課題や不足が分かりやすい
[/box]
メリット①：目標・やることが明確になる
個人でも、組織でも、目標設定は不可欠です。PDCAを回すことで、個人や組織の目標が明確になります。そして、その目標に向かってアクションを実することができます。
個人や組織は、設定した目標をクリアしていくことで成長していきます。
PDCAは、数値的目標などで明確に目標を設定します。設定した目標の達成や問題解決に向けた道筋を立てることができ、個人や組織のやるべきことを明確にして目標設定することができます。
メリット②：行動に集中しやすくなる
Plan（計画）の段階で、目標やアクションプランが定められるので、自分が何をしなければならないか？組織に何が求められているのか？を明確化できます。
目標やアクションプランを理解していなければ、アプローチ方法も見つかりません。目標やアクションプランしっかり理解することで、行動や作業への集中につながります。その集中力を高められれば、生産性の向上も見込めるでしょう。
メリット③：課題や不足が分かりやすい
３つめは、課題や不足が分かりやすいことです。
PDCAで目標を設定するときは、数値や定量化できるものを活用して目標を設定します。その目標の達成やアクションプランの実現に向けて行動していくため、目標に対する成果や失敗、アクションプランに対する達成度といった目標と結果の乖離がハッキリとしてきます。
その結果、どのように行動すれば改善できるのか？ 何を変えれば向上するのか？ などについて考えやすくなるのです。
PDCAが失敗する要因
では、PDCAが失敗するときは、どんなときなのでしょうか？
PDCAの失敗の要因をしっかりと把握して、スムーズにPDCAを回すことが大切です。
[box class=”pink_box” title=”PDCAの失敗要因”]Planにおける失敗Doにおける失敗
Checkにおける失敗
Actionにおける失敗
[/box]
失敗要因①：Plan（計画）における失敗
失敗要因の1つ目は、Plan（計画）における失敗です。
この段階で失敗することは、設定した目標までの道筋が描けていなかったり、現状分析や現状把握が不十分であることが原因です。
PDCAは、まず仮説を立て、その仮説に基づいて行動し、その結果を検証することで、新しい仮説を立てていくというのが基本のサイクルであり、基本の考え方です。
最初の仮説が曖昧なものでは、仮説に基づく行動やその検証も曖昧なレベルになってしまいます。
目標の達成や課題を解決できるアクションプランとして具体的なイメージを持てるかが、大きなポイントとなります。
失敗要因②：Doにおける失敗
Do（実行）における失敗要因は、不十分なプランを実行してしまうことです。
一生懸命やる、気合で乗り切る、などの実行計画を見てどう思いますか？
多少熱意は伝わりますが、ではその内容は？と考えると、抽象的で、具体性に欠ける印象だと思います。このような実行プランでは、良い結果を生み出すことはできません。
また、目標が長すぎても良くありません。目標への道のりが長いと足元の進捗が見えにくくなります。集中力も無くなり、結果を意識する機会を逃してしまいます。
目標は長期的なものではなく、適度に短期的なものにブレイクダウンして、目標達成への計画を立てることも、PDCAに欠かせない要素です。
失敗要因③：Checkにおける失敗
Check（評価）における失敗要因は、チェック基準の曖昧さが原因です。
Plan（計画）をDo（実行）し、せっかく出した結果のCheck（評価）が曖昧なものだと、これまでのPDCAのサイクルが台無しになってしまいます。
PDCAにおけるCheck（評価）は、定量的な視点から結果を判断したり、数値的目標を基準として検証を行うことが大切です。
また、もうひとつ大切なことは、外部のチェックを入れることです。第3者にチェックもお願いしましょう。内部チェックだけでは、判定基準が甘くなったり、見逃してしまうこともあります。内部の者では気付かなかった視点からもチェックが入りますので、より効果的でしょう。
失敗要因④：Actionにおける失敗
4つ目の失敗要因は、Action（改善）に向けた行動があるかどうかです。
定量的な視点や、数値的目標を基準として見えてきた改善点も、それに向けた行動が実行されなければ、PDCAは全く意味をなしません。
改善に向けて行動しても効果が見られなければ、思い切って課題自体の見直しをしてみることや、 目標に向かってDo（実行）とChech（評価）を何度でも繰り返すという、強い気持ちを持って改善に臨みましょう。
PDCAを効果的に回すポイント
メリット、失敗する要因について順番に見てきましたが、ここからは、PDCAを効果的に回すポイントを見ていきましょう。
目標は数値で。計画は具体的に。
1つ目は、目標を数値で提示し、計画は具体的に立案することです。
PDCAが失敗する要因の一つに、Plan（計画）における失敗がありました。「売上を上げる」という目標より、「新規顧客を10件獲得し、売り上げを前年同月比30%上げる」という数値的に表現することで次のアクションを実行しやすくなります。
具体的な数字を意識した目標は、次の具体的なアクションにつながります。
また、ひとつステップアップとして、Planの段階でSMARTの法則を活用することもおすすめです。
定量的、数値化できる指標を活用し、期限を設定することでより具体的なPlan（計画）設定ができるでしょう。
[kanren postid=”563″ target=”on”]計画通りに実行する
当たり前のことですが、ポイントの2つ目は、計画通りに実行することです。
目標やアクションプランを立てたら、計画通りに実行しましょう。計画通りに実行しなければ、その計画が良かったのか悪かったのか検証が不可能になってしまいます。
計画通りに実行していく中で、活動記録を残すことや、節目節目での状況や課題、その時考えたことなどを記録しておくようにしましょう。実行中のプロセスの途中で、一旦振り返ることも大切です。
無理のない計画にする
3つ目は、無理のない計画にすること。これは、PDCAにおけるすべての過程で共通します。
目標を大きく持つことは良いことです。ですが、あまりにも実現的ではない目標では、道のりが遠すぎるため、Doの段階で段々と気力が低下していってしまいます。これは、PDCAにおけるすべての過程でいえることです。
目標は他人と比べるものではありませんし、優劣をつけるものでもありません。背伸びをせず、無理なくでPDCAを回すことを考えましょう。
定期的に評価・確認する
4つ目は、定期的に評価・確認することです。
PDCAを効果的に回すには、定期的な確認や分析といった振り返りが大切です。
日常業務でいっぱいで、後回しにされがちですが、週末にPDCAを確認する時間を作ったり、業務以外での時間を確保し、Plan(計画)に対する進捗の確認や振り返り、次の改善策の立案を行うようにしましょう。
まとめ
PDCAの考え方の基本は、仮説と検証です。仮説を立てて、仮説に基づき実行し、その結果を検証することで新しい仮説を立てていきます。
また、PDCAを回すことで、明確な目標や、それに向かっての集中度、目標と結果の乖離などを明らかにできます。
Plan、Do、Check、Actionの4段階の概要をしっかり理解して、着実にPDCAを回せるように取り組みましょう。