【例文あり】評価される評価シートの書き方5つのコツ

評価シートのコツアイキャッチ ビジネス

人事面談や上司との面談のときに使われる評価シートについて、どんなふうに書いていますか?

書きたいことは決まっているけど、漠然としていてペンが進まなかったり、なんだか面倒くさいなとか、あまり良いイメージは無いですよね?

新社会人のひとは、そもそもどのように書いていけば良いかわからない人もいるのではないでしょうか。

しかし、評価シートはしっかりと書かないと自分の役職や給料にダイレクトに響きます。

この記事は、営業部長として課員の評価シートを定期的にチェックしているボクが、評価する側から見た良い評価シートの書き方、コツをまとめました。

評価シートについて、書き方が分からない!、漠然と頭の中に浮かんでいるけど具体的に文章にできない!などの悩みを解決したいというひとへおススメの記事です。

この記事でわかること
・上司が見る評価シートのポイント
・評価シート書き方のコツ
・職種別評価シート例文

■この記事を書いている人

これを書いている人評価シート

評価シートを書くときの大前提 ”書き方に悩まず素直に書く“ こと

書き方に悩まず書く

結論、評価シートの書き方に特別な点はありません。

会社などでフォーマットが決まっていれば、それに従わなければいけませんが、特に決まった書き方が無いようなら、素直に書くということを心がけましょう!

このとき、ややこしい表現や比喩は使わない方が良いです。

自分がやったこと、できたこと、成功したこと、会社に貢献できたことなど箇条書きで問題ありません。

シンプルに相手にわかりやすいように、明確に書きましょう!

評価シートを書くときの大前提 ”読み手の気持ちになって書く“ こと

読み手の気持ちになって書く

読み手(評価する側)、人事や上司の立場になって書きましょう。

読み手が読んでわからない文章では意味がありません。

評価される側(自分)が、どのように自己評価しているのか?どこを評価してほしいのか?ということを考えながら書くと良いです。

評価シートに書いた内容がそのまま全て評価されるとは限りませんが、評価する側はしっかりとチェックしています。

内容が抽象的だったり、難しい表現だと“こいつは何を言っているんだ?”と逆効果になってしまいます。

また、人事考課では自分が気づいていない上司からみた評価ポイントもプラスされます。

書いた内容がどれだけ評価されるかわかりませんが、読み手(評価する側)が認めてくれるようなこと、実績などを絡めて書きましょう!

評価シートを書くときの大前提 ”客観的に見る“ こと

客観的に見る

評価する側はズバリ客観性を求めます!

書いた内容が独りよがりのものや、客観性のないものは、評価する側からすると評価しづらい内容です。

むしろマイナスイメージになってしまうこともあるので注意しましょう。

業種、職種によって書き方の違いはありますが、客観性が大切ということはどの業種、職種も同じです。

以上のことを大前提として意識し、早速 評価される評価シートを書く5つのコツを見ていきましょう!

評価される評価シートを書く5つのコツ
①自分を客観的に見る
②具体的な数字を使う
③失敗や問題点を報告する
④改善点を書く
⑤1段高く自己評価する

①自分を客観的に見る

自分を客観的に見る

評価される評価シートを書くには、自分を客観的に見ることが大切です。

自分の評価をアピールするには、目標に対しての達成度を客観的に表現することです。

これができれば、説得力を持った文章を書くことができます。

自分が会社にこういうことを残し、その結果によってどのように影響したのか?会社にどのような利益があったのか?だからこう自己評価した。というように、客観的事実に基づき書かれた文章は説得力がありますね。

②具体的な数字を使う

具体的な数字を使う

数値を使って自己評価しましょう。成果を数字で表現します。

“よくできた” や “●●がよかった” などの抽象的な表現はやめましょう。ご法度です!!

次の文章を読んでみてください。

“営業成績が前期比大きく上昇しました。特に、新規顧客と契約できたことが非常に良かったです。来期も頑張って、新規契約を獲得したいと思います。
一方で、クレームをいただくことも数件ありました。日々の営業活動と並行して、クレーム対応にも力を入れていきたいと思います。“

どう感じましたか?

極端な例をあげましたが、この文章を読んで伝わるでしょうか?ツッコミところ満載ですね。

”非常に良かったです” ⇐ どうよかったの?

”来期も頑張って” ⇐ 何をどう頑張るの?

”力を入れていきたい” ⇐ どのように?

読み手(評価する側)の頭に?マークが浮かぶと、内容が伝わりませんし、説得力がありません。

“良かった” や “頑張りたい”、“思います” といったワードは抽象的で、読んでいてモヤっとします。このようなワードを使うのはやめましょう!

上の文章を改善するのであれば、“売上目標●●に対して売上●●“や“利益●●、達成率●●%”といったように数字を用いると、説得力がある文章になります。

“営業成績は、売上●●(売上目標●●に対して●●%達成)となった。前月比●●%上昇となったが、前期に比べ新規顧客との契約数の改善(●●件⇒●●件)が要因となった。
一方で、●●件のクレームをいただいた。日々の営業活動と並行して、クレーム対応にも注力する。バックオフィス等の人的リソースを充実させることで解消したい。“

③失敗や問題点を報告する

良い点悪い点

良かった点だけではなく、失敗した点、発生している問題があれば、それも書きましょう。

営業手法で “両面提示” というテクニックがありますが、要は短所も伝えることで信頼度を上げるというテクニックです。

評価シートにも通じるところがあり、成果や良い点だけを強調するより、いくつか悪かった点、失敗した点をいれると信頼度のある文章に仕上がります。

さらに、その失敗を分析し、成長につなげるという意思を示せば評価UPにもつながります!

改善点を書く

良かった点はさらに伸ばし、悪かった点は改善するためのプランを立て、その内容を書きましょう。

失敗を改善することへのプロセス構築能力や、思考力が評価へとつながります。

1段高く自己評価する

1段高く

ここでとっておきの情報を教えましょう!

裏ワザ、企業秘密のようなものですが、自分が良い評価を得るには自分が考えているより1段高く自己評価しましょう。

評価シートの上司、会社の評価は、自分が書いた以上の評価はなかなかでません。

たとえば、5点満点での自己評価を3点としたとすると、上司や会社の評価は2-3点、良くて3.5点でしょう。評価シートの内容次第では自己評価よりさらに低くなる場合もあります。。。

1段高く4点という自己評価をしたとすれば、評価する側は3-4点、良ければ4.5点がつくかも? ということが見込めるわけです。

しかし、欲が出てあまり高く評価しすぎると逆効果です。かえってマイナスイメージがつくこともあります。

あくまでも自分が考えるより“若干高く”に留めておきましょう!

つのコツをふまえた評価シートの文章例

それでは、いままで見てきた評価される評価シートの書き方5つのコツをふまえて、例文を書いてみましょう!

今期の売上目標●●円に対して、売上●●円、達成率●●%であり予算未達となった。(具体的な数字を使う)

予算未達の理由としては、セールストークの要点を捉えられず(失敗や問題点を報告する)、
商品の魅力を十分に伝えることができなかったことが原因と考える。(自分を客観的に見る)

改善策として、商品の特性や知識を捉え、顧客に商品の魅力を感じさせる説得力のあるセールストークの改善を図りたい。セールストークの改善は、リーダーとのロープレを行うことで改善を図るものとしたい。(改善点を書く)

一方で、新規顧客獲得数は目標●●件に対して、●●件となり目標達成となった。既存顧客、新規顧客共にキーマンにアポを取れており、クロージングがスピーディーにできていることが受注率増につながっており、より顧客に有効な提案もできていると考えている。(1段高く自己評価する)

いかがでしょうか? 評価される評価シートを書く5つのコツを意識し書かれているので、短い文章ですが具体的で説得力のある内容になっていますね。

まとめ

評価シートは、自分の昇給や給料、ボーナスなどに響くものです。

また、長期的に見ても自分の将来設計につながるとても大切なものです。

上手く評価されれば問題ありませんが、独りよがりの過大評価も良くありませんし、逆に過小評価も良くありません。

面倒くさいと思われがちですが、定期的に自分を見つめ直す良い機会でもあります。

しっかりと自分と向き合い、丁寧に書いていきましょう!そうすれば、評価する側にも自然と考えは伝わります!